مصاحبه در حوزه مدیریت دانش با عنوان دانشی : درجه بندی و سهمیه بندی عادلانه گندم کارخانجات تولیدکننده آرد 

شرح مسئله و دانش در پرسشگری های شفاهی

در تاریخ 20  ام تیرماه 1401، مصاحبه با جناب آقای عسگریان درخصوص پروژه «درجه بندی و سهمیه بندی عادلانه گندم کارخانجات تولیدکننده آرد با اجرای دستورالعمل ها و شاخص های دستگاه های اجرایی مرتبط» انجام شد.

لطفا در چند جمله خودتان را معرفی کنید. نقش شما در این پروژه  چیست؟

سید محمود عسگریان مدیرکل محترم هماهنگی امور اقتصادی استانداری هستم. تقریبا 30سال تجربه کاری دارم و عمده فعالیتم در حوزه اقتصادی بوده است. تحصیلات من کارشناسی ارشد برنامه ریزی شهری می باشد. باتوجه به اعتقاد من به بحث کیفی سازی گندم و ساماندهی گندم و آرد و نان، نقش من در این پروژه در کارگروه آرد و نان استان، هماهنگ کننده بوده است. سعی شد تا با جدیت، طرح اجرا شود.

مختصری از فعالیت دانشی  یا تجربه ای که داشتید را بیان کنید.

در سال 1398 به صورت رقابتی گندم را بین کارخانجات آرد توزیع می کردیم و این رقابت سالم نبود. توزیع بر مبنای کمیت و کیفیت نبود. بطور متوسط در ماه بین 15هزار تا 17 هزار تن انواع آرد در استان مصرف می کردیم و سهمیه کارخانجات مساوی نبود که باعث نابرابری شده بود. به روش عادلانه و منطقی تقسیم آرد صورت نگرفته بود. شرکت غله و خدمات بازرگانی کشور، دو دستورالعمل را به استان ها ارسال کرد. اولی تحت عنوان درجه بندی که هر سه ماه یکبار توسط کمیته ای متشکل از دستگاه های صمت، غله، استانداری، بهداشت، تعزیرات و چند دستگاه دیگر بازدیدی از کارخانه های آرد سطح استان داشته باشند و از نظر کمی و کیفی با شاخص های مندرج در آن دستورالعمل،کارخانجات را رتبه بندی کنند. مجدد دستورالعملی تحت عنوان «سهمیه بندی آرد کاخانجات»که ما در سال 1398، این دو دستورالعمل را اجرایی کردیم. ابتدا کار سخت بود و کاخانجات عادت به کار سنتی داشتند و با ارتباط و چانه زنی سهمیه آرد خود را می گرفتند. بازدیدهای فصلی یا دو ماه یکبار انجام شد و شاخص هایی مانند: کیفیت ماشین آلات، ظرفیت هر کارخانه، کیفیت محصول تولیدی، درصد سبوس گیری، شاخص های استاندارد هم برای محصول تولیدی و هم برای خط تولید، درصد رطوبت آرد حاصله، رعایت نکات بهداشتی در مبدا و خروجی و... رصد شد. همچنین بررسی می شد که آیا آنچه که در کارخانه به ما تحویل می دادند همان را عینا و بدون تغییر به مردم تحویل می دهند.

 

این اقدام چه مشکلی را در خروجی نهایی حل می کرد؟

در خروجی، بحث کمیت و کیفیت است. دستورالعمل ها و نامه های اداری را به کارخانجات می دادیم. باتوجه به حذف یارانه، کارخانجات حاضر نبودند سبوسی که از گندم می گیرند را با همان نرخ 1400 تومان بدهند، اما ما آن را به عنوان شاخص تعریف کردیم و اگر کسی تحویل ندهد از میزان سهمیه آردش کاهش پیدا می کند. برآیند بازرسی های صمت و پرونده های تعزیرات با توجه به شاخص های یادشده، نمره یک واحد تولید کننده آرد می شود.که عمدتا شاخص ها کیفی می باشند. این کار باعث شد، کارخانجات بخاطر سهمیه آرد یا کم نشدن منافع مالی مجبور به تطبیق با شرایط شدند. خطاهای نانوایی ها از جنبه کیفی و تخلفات کارخانجات به سمت صفر و کاهش پیدا کرد.سطح کارخانجات آرد ارتقاء و به یکدیگر نزدیک شدند درصورتی که قبلا اختلاف خیلی زیاد بود.

 

درحال حاضر چند کارخانه در استان داریم ؟ هشت کارخانه داریم.

 

آیا  مشکل تفاوت در کیفیت آرد تولیدی کارخانه آردها حل شده است؟

در صورتی که گندم یکسانی را به کارخانه بدهیم، خروجی تقریبا یکسان یا نزدیک بهم است. اختلاف کیفیت آرد کارخانجات بخاطر کیفیت گندم شهرستان است.گندم آبی کیفیت بالاتری دارد.

 

در اجرای این پروژه چه چالش هایی داشتید؟

مهمترین چالش مقاومت تعدادی از کارخانه ها بود. آنهایی که قبل از اجرای طرح، سهمیه زیادی داشتند مقاومت می کردند.کارخانه ها با هم تضاد منافع داشتند. وقتی پروژه اجرا شد تعدادی تشویق کننده و تعدادی مخالف داشتیم.

 

دلیل اصلی موفقیت در اجرای این پروژه چه بود؟ آیا صرفا دستورالعمل ها یا اقدام خوب شما و دستگاه های اجرایی بوده است؟

شاخص های سنجش (10 تا 15 قلم) را از دستگاه های مختلف مشخص کردیم .ایده همه این بود که در کنار بخشنامه ها و دستورالعمل ها، کیفیت آرد استان به سطح قابل قبولی برسد.دستگاه‌ها وقتی متوجه شدند که حتی خروجی بازدید یک بازرس عادی از نانوایی ها، پرونده تعزیرات، گزارش بهداشت و اظهار نظر بازرسان در جایی دخیل می شود احساس مثبت بودن به افراد دست داد.

 

آیا در انجام طرح، مدیریت خوب اعمال شده است؟ تا هم به دستگاه های اجرایی، انگیزه با ارزش بودن کارشان را داده و هم جدیت در انجام این پروژه داشته باشند؟ هم مدیریت و هم همکاری بوده است.

 

آیا خدمت گیرندگان نهایی شما از این تغییرات استفاده کرده اند و به این وضعیت تمایل دارند یا نقدی دارند؟

خدمت گیرندگان را در سه سطح دسته بندی می کنیم. کارخانجات آرد، نانواها و مردم. سطح اول طبق توضیحات قبلی موافق و مخالف داشت. در سطوح نانوایی ها و مردم، در صورت توزیع گندم یک دست و یکنواخت بین همه، تغییرات اثر مثبت داشت.گندم تولیدی در شمال استان، دیم است که کیفیت پایین است .بعضی جاها، گندم آبی با کیفیت بالا تولید می کنند. اگر شرایط اولیه و ورودی ها به کارخانجات یکنواخت باشد باید اظهار رضایت نسبی در مردم صورت گرفته باشد.

 

آیا دانش تولید شده در قالب صورتجلسات، فرم ها و ... در جایی نگهداری می شود یا ممکن است با تغییرات مدیریتی به وضعیت قبلی برگردند؟

مکان نگهداری اطلاعات در اداره کل غله و خدمات بازرگانی استان می باشدبا تغییرات مدیریتی به قبل برنمی گردیم. ازآنجایی که همه به یک استاندارد و کیفیت قابل قبول و آثار مثبت رسیده ایم حتی با تغییر افراد این اتفاق نمی افتد.

 

آیا در سال های قبل در استان مستندسازی دراین خصوص شده است؟ مثلا در آن مقطع زمانی چه تصمیم گرفته شد؟

چنین اتفاقی را در حدود 20سال اخیر نداشتیم. در سال 98 که ما پروژه را اجرا کردیم شرکت غله کشور اذعان داشتند که دو سه تا استان این کار را اجرایی و عملیاتی کرده اند.کارگروه آرد و نان استان در مقابل کارتل اقتصادی ایستاد و با همدلی و همراهی مسئولین ذیربط این اتفاق درست انجام شد.

 

 

آیا در حال حاضر این اقدام در قالب دستورالعملی مشخص شده است؟ روشی برایش پیشنهاد شده است؟یا در جلسات مطرح شده است؟

درجه بندی کارخانجات دستورالعمل اجرایی داشت. سهمیه بندی هم یک بخشنامه داشت. ما با توجه به احساس نیاز به سمت اجرای آن ها رفتیم. خروجی مستندات به صورت یک فرآیند شامل صورتجلسات سه ماهه یا فصلی، بازدید های کارخانجات آرد، نشست ها و... در قالب جدول تهیه شده است که با توجه به شاخص های مختلف، رتبه بندی و امتیازدهی می شوند و در ستون آخر سهمیه آرد کارخانجات تعیین می شود.

 

آیا میزان سهمیه آرد و عملکرد کارخانجات (ارزیابی ها و نظارت ها و...) در سامانه ای ثبت می شود؟

نحوه عملکرد در سامانه نیست ولی اطلاعات خروجی عملکرد به منظور توزیع سهمیه آرد کارخانجات برای فروش به صورت ماهانه در سامانه یکپارچه مدیریت آرد (سیما) درج می شود

 

ارزیابی و نظارت در اجرای بهبود عملکرد با همکاری شرکت غله می باشد؟

کار مشترکی است. در بازدید فصلی نماینده همه دستگاه ها حضور دارند. هر دستگاه اجرایی شاخص های مدنظرش را دارد. جلسات در شرکت غله انجام و امتیازدهی می شود. خروجی در قالب جدول در سامانه سیما بارگزاری می شود.

 

در این رابطه غیر از نشست کاری، نشستی (مثلا: اطلاع رسانی به دستگاه ها و مردم و..) داشته اید؟

اطلاع رسانی در قالب کارگروه آرد و نان و گندم استان بوده است. ممکن است سایر دستگاه ها نیز اطلاع رسانی داشته باشند.

 

آیا نیازی به برنامه خاصی برای آینده (مثلا: کنترل سیستمی و..) می بینید؟

بهبود فرآیند نیاز به اصلاح و بازنگری دارد. در آینده این سامانه با سامانه طرح هوشمندسازی توزیع یارانه نانوایی ها (که در حال بروز کردن اطلاعات نانوایی ها، مجوزها، دستگاه های pos، کد مالیاتی، کدپستی، فعالیت هستیم) لینک می شود. با اجرای کامل این طرح جدید (در بحث مردمی سازی یارانه ها) به میزان نیاز واقعی آرد برای مصرف استان می رسیم. بنابراین فرآیندها در حال اصلاح است.

 

تعاملات و حمایت مدیران ارشد را در این رابطه تا چه حد می دانید؟

اگر حمایت مدیران نبود طرح با مشکل مواجه می شد. در زمان وجود هر خلایی با جلسه یا نشستی، با شکافته شدن موضوع و هدف طرح، در اجرای طرح با پشتبانی همه ارکان مدیریتی استان مواجه بودیم.خوشبختانه استقبال خوبی شد .با توجه به بازخورد نتیجه مثبت کار، حمایت سیستم های مدیریتی و همکاری و مشارکت مجموعه کارشناسی را بیشتر داشتیم.

 

آیا آموزش های مرتبط با اجای طرح داده شد؟ آموزش ها و توجیهات در جلسات کارشناسی و کارگروه آرد و نان توسط هر دستگاهی (با هماهنگی دستگاه ملی) انجام و دستگاه های اجرایی پس از هماهنگی ها شروع به کار کردند

 

آیا ارتباطات و تعاملات در سطوح عمودی و افقی در این خصوص خوب بوده است؟ بله حتی اگر ابهاماتی هم بوده مانع از اجرای طرح نشده است.

 

 

در حوزه شما آیا برنامه ای برای شناسایی و استفاده از تجارب افراد وجود دارد؟(مثلا برای بازنشستگان یا افرادی که در حال جابجایی هستند)

علیرغم نبود فرصت برای ثبت تجارب همکاران، سعی شد هر فرد با سابقه ای که می خواهد از مجموعه منفک شود برای اخذ سوابق فیزیکی و تجربیات، فرد جایگزین را درکنارش قرار دهیم.

 

آیا جلساتی برای بیان تجربیات و نقد همکاران دفتر برگزار می شود؟

جلسه دفتر را ماهانه برگزار می کنیم و نشست های هماهنگی زیادی برای همکارانی که کار مشترک و نزدیک بهم انجام می دهند داریم. جلساتی نیز برای در جریان قرارگرفتن تماهی همکاران داریم. تهیه گزارش با کارشناس مرتبط و معاون دفتر است.جمع آوری مطالب گزارش و هماهنگ کردن با سایر واحدها و دستگاه های اجرایی همان انتقال تجربه است.

 

به نظر شما مدیران میانی ما چقدر در استفاده از مدیریت دانش سعی کرده اند؟ اگر ارزیابی کنید چه  نمره ای می دهید؟

نمره ضعیف است که بخشی از دلیل آن، انبوه کار است. اما سعی کردم برای هر کاری یک پرونده شامل نتایج جلسات، آیین نامه و قانون مرتبط تهیه شود.

 

در پایان، لطفا اگر به نظر جناب‌عالی فردی (معاون استاندار، معاون و یا همکاران آن دفتر)، تجربه مناسبی برای ماندگاری و مستندسازی دارد را به این دفتر معرفی فرمایید و فرم هاو فایل های مرتبط در اختیار این دفتر قرارگیرد.